E-Rechnung w Niemczech 2026 – co musi wiedzieć przedsiębiorca?
E-Rechnung to nie zwykła faktura wysłana e-mailem. Jest to faktura w ustrukturyzowanym formacie, który program księgowy może automatycznie odczytać. Najczęściej spotkasz formaty XRechnung oraz ZUGFeRD. Zwykły PDF nie jest E-Rechnung.
Czy w 2026 roku trzeba odbierać E-Rechnung?
Tak. Każda firma mająca siedzibę w Niemczech musi być gotowa do odbierania E-Rechnung od innych niemieckich przedsiębiorców. Dotyczy to również małych firm, Gewerbe oraz Kleinunternehmer.
Nie potrzebujesz do tego specjalnej państwowej skrzynki. Według Ministerstwa Finansów wystarczy adres e-mail, na który kontrahent może przesłać fakturę. Potrzebny jest jednak również program lub przeglądarka, która pozwoli odczytać plik XML.
Czy trzeba już wystawiać E-Rechnung?
W 2026 roku nadal obowiązuje okres przejściowy. Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorca może zasadniczo wystawiać faktury papierowe. Może też wysłać zwykły PDF, jeżeli odbiorca zgodzi się na taką formę.
Dla wystawców, których obrót w poprzednim roku nie przekroczył 800.000 euro, okres przejściowy trwa do końca 2027 roku. Kleinunternehmer są obecnie zwolnieni z obowiązku wystawiania E-Rechnung, ale nadal muszą potrafić ją odebrać.
Wyjątki dotyczą także między innymi faktur o wartości do 250 euro brutto. Przy fakturach dla urzędów mogą natomiast obowiązywać inne, osobne zasady.
Jak przechowywać E-Rechnung?
Otrzymanego pliku nie wolno po prostu wydrukować i usunąć. Należy zachować przynajmniej jego ustrukturyzowaną część w oryginalnej i niezmienionej formie przez 8 lat. Sam wydruk albo zapis pliku XML jako PDF nie wystarczy.
Co warto zrobić teraz?
Ustal jeden adres e-mail do faktur, sprawdź swój program do fakturowania i upewnij się, że możesz otwierać formaty XRechnung oraz ZUGFeRD. Przekaż też otrzymane pliki w oryginalnej formie do księgowości. Przy fakturach za roboty budowlane szczegółowy wykaz prac może być dołączony jako czytelny załącznik.
Nie musisz samodzielnie poznawać technicznych szczegółów XML. Ważne, aby dokument został poprawnie odebrany, zapisany i przekazany dalej.
Chcesz przygotować firmę na E-Rechnung bez komplikacji? Skontaktuj się z nami – pomożemy uporządkować cyfrowy obieg faktur i dokumentów.
