E-Rechnung in Deutschland 2026 – was müssen Unternehmer wissen?

Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine gewöhnliche Rechnung, die per E-Mail verschickt wird. Es handelt sich um eine Rechnung in einem strukturierten Format, das von einer Buchhaltungssoftware automatisch ausgelesen werden kann. Am häufigsten kommen die Formate XRechnung und ZUGFeRD zum Einsatz. Eine gewöhnliche PDF-Datei ist keine E-Rechnung.

Muss man im Jahr 2026 E-Rechnungen empfangen können?

Ja. Jedes Unternehmen mit Sitz in Deutschland muss in der Lage sein, E-Rechnungen von anderen deutschen Unternehmen zu empfangen. Dies gilt auch für kleine Unternehmen, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer.

Dafür benötigen Sie kein spezielles staatliches Postfach. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums reicht eine E-Mail-Adresse aus, an die der Geschäftspartner die Rechnung senden kann. Zusätzlich benötigen Sie jedoch ein Programm oder einen Viewer, mit dem sich die XML-Datei öffnen und lesen lässt.

Muss man bereits E-Rechnungen ausstellen?

Im Jahr 2026 gilt weiterhin eine Übergangsregelung. Bis zum 31. Dezember 2026 können Unternehmer grundsätzlich weiterhin Papierrechnungen ausstellen. Auch eine gewöhnliche PDF-Rechnung darf weiterhin versendet werden, wenn der Empfänger dieser Form zustimmt.

Für Rechnungsaussteller, deren Umsatz im Vorjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, gilt die Übergangsfrist bis Ende 2027. Kleinunternehmer sind derzeit von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit, müssen diese jedoch weiterhin empfangen können.

Ausnahmen gelten unter anderem auch für Rechnungen mit einem Bruttobetrag von bis zu 250 Euro. Für Rechnungen an Behörden können dagegen andere, gesonderte Vorschriften gelten.

Wie müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Eine empfangene Datei darf nicht einfach ausgedruckt und anschließend gelöscht werden. Mindestens der strukturierte Teil der Rechnung muss in seiner ursprünglichen und unveränderten Form für 8 Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck oder die Umwandlung der XML-Datei in eine PDF-Datei reicht nicht aus.

Was sollten Sie jetzt tun?

Legen Sie eine feste E-Mail-Adresse für Rechnungen fest, prüfen Sie Ihre Rechnungssoftware und stellen Sie sicher, dass Sie die Formate XRechnung und ZUGFeRD öffnen können. Leiten Sie empfangene Dateien außerdem im Originalformat an Ihre Buchhaltung weiter. Bei Rechnungen für Bauleistungen kann eine detaillierte Leistungsaufstellung als gut lesbarer Anhang beigefügt werden.

Sie müssen sich nicht selbst mit allen technischen Details von XML beschäftigen. Wichtig ist, dass das Dokument korrekt empfangen, gespeichert und weitergeleitet wird.

Möchten Sie Ihr Unternehmen unkompliziert auf die E-Rechnung vorbereiten? Kontaktieren Sie uns – wir helfen Ihnen dabei, Ihren digitalen Rechnungs- und Dokumentenprozess zu organisieren.