Jak długo trzeba przechowywać faktury i dokumenty firmowe w Niemczech?
Faktury i dokumenty firmowe nie mogą zniknąć po zapłacie. Finanzamt może poprosić o nie również po kilku latach. Od 2025 roku najważniejszy termin dla faktur wynosi 8 lat.
Faktury i dokumenty księgowe – 8 lat
Przez 8 lat należy przechowywać przede wszystkim:
- wystawione faktury,
- otrzymane faktury,
- paragony i inne dowody kosztów,
- wyciągi bankowe dotyczące firmy,
- pozostałe Buchungsbelege, czyli dokumenty będące podstawą księgowania.
Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznych.
Najważniejsze dokumenty księgowe – 10 lat
Termin 10-letni dotyczy między innymi ksiąg handlowych, inwentarzy, bilansów otwarcia oraz rocznych sprawozdań finansowych. Małe Einzelunternehmen rozliczane prostą metodą EÜR często nie tworzą wszystkich tych dokumentów, ale jeśli dokument powstał i podlega temu obowiązkowi, trzeba zachować go przez pełny okres.
Korespondencja firmowa – zazwyczaj 6 lat
Otrzymane i wysłane pisma handlowe przechowuje się zasadniczo przez 6 lat. Mogą to być na przykład oferty, zamówienia, potwierdzenia oraz e-maile dotyczące transakcji.
Jeśli jednak taki dokument jest jednocześnie dowodem księgowym, może obowiązywać dłuższy termin. Dlatego nie warto usuwać dokumentów tylko na podstawie ich nazwy.
Od kiedy liczy się termin?
Okres przechowywania rozpoczyna się z końcem roku kalendarzowego, w którym dokument powstał lub faktura została wystawiona.
Przykład: fakturę wystawiono w maju 2026 roku. Osiem lat liczymy od końca 2026 roku. Dokument można więc zasadniczo usunąć dopiero od 1 stycznia 2035 roku.
Jeśli trwa kontrola, postępowanie podatkowe albo spór z klientem, dokumentów nie należy usuwać mimo upływu zwykłego terminu.
Jak przechowywać dokumenty cyfrowe?
Dokumenty muszą pozostać kompletne, czytelne i dostępne. Faktury otrzymanej elektronicznie nie należy przechowywać wyłącznie jako wydruku – trzeba zachować również oryginalny plik.
Najbezpieczniej zapisywać dokumenty na bieżąco w uporządkowanym systemie i wykonywać kopię zapasową. Samo pozostawienie faktury w skrzynce e-mail nie jest dobrym archiwum firmowym.
Potrzebujesz porządku w dokumentach?
Skontaktuj się z nami. Pomożemy wdrożyć prosty cyfrowy obieg dokumentów, dzięki któremu faktury są uporządkowane, dostępne i przechowywane przez właściwy okres.
