Wie lange müssen Rechnungen und Geschäftsunterlagen in Deutschland aufbewahrt werden?
Rechnungen und Geschäftsunterlagen dürfen nach der Bezahlung nicht einfach verschwinden. Das Finanzamt kann auch noch Jahre später danach fragen. Seit 2025 gilt für Rechnungen eine wichtige Aufbewahrungsfrist von 8 Jahren.
Rechnungen und Buchungsbelege – 8 Jahre
Vor allem folgende Unterlagen müssen 8 Jahre lang aufbewahrt werden:
- ausgestellte Rechnungen,
- erhaltene Rechnungen,
- Kassenbelege und andere Kostennachweise,
- geschäftliche Kontoauszüge,
- sonstige Buchungsbelege, also Unterlagen, die als Grundlage für Buchungen dienen.
Dies gilt sowohl für Papierdokumente als auch für elektronische Unterlagen.
Wichtige Buchhaltungsunterlagen – 10 Jahre
Die zehnjährige Aufbewahrungsfrist gilt unter anderem für Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen sowie Jahresabschlüsse. Kleine Einzelunternehmen, die ihren Gewinn mit einer einfachen EÜR ermitteln, erstellen häufig nicht alle diese Unterlagen. Wenn ein Dokument jedoch erstellt wurde und der Aufbewahrungspflicht unterliegt, muss es über den gesamten Zeitraum aufbewahrt werden.
Geschäftskorrespondenz – in der Regel 6 Jahre
Empfangene und abgesandte Handels- und Geschäftsbriefe müssen grundsätzlich 6 Jahre lang aufbewahrt werden. Dazu können beispielsweise Angebote, Bestellungen, Bestätigungen sowie E-Mails zu geschäftlichen Vorgängen gehören.
Wenn ein solches Dokument gleichzeitig als Buchungsbeleg dient, kann eine längere Aufbewahrungsfrist gelten. Deshalb sollten Unterlagen nicht allein aufgrund ihrer Bezeichnung gelöscht werden.
Ab wann beginnt die Aufbewahrungsfrist?
Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem das Dokument entstanden beziehungsweise die Rechnung ausgestellt wurde.
Beispiel: Eine Rechnung wurde im Mai 2026 ausgestellt. Die acht Jahre werden ab dem Ende des Jahres 2026 gerechnet. Das Dokument kann daher grundsätzlich erst ab dem 1. Januar 2035 gelöscht werden.
Wenn eine Betriebsprüfung, ein Steuerverfahren oder ein Streit mit einem Kunden läuft, sollten die Unterlagen auch nach Ablauf der regulären Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden.
Wie sollten digitale Unterlagen aufbewahrt werden?
Dokumente müssen vollständig, lesbar und verfügbar bleiben. Eine elektronisch erhaltene Rechnung sollte nicht ausschließlich als Ausdruck aufbewahrt werden – auch die Originaldatei muss erhalten bleiben.
Am sichersten ist es, Unterlagen laufend in einem geordneten System zu speichern und regelmäßig Sicherungskopien zu erstellen. Eine Rechnung lediglich im E-Mail-Postfach liegen zu lassen, ist keine gute Form der geschäftlichen Archivierung.
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